ГИС ЭПД: электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года, что изменится для бизнеса
2026-08-03 14:43
Компании, которые доставляют товары собственным автотранспортом, всё чаще задаются вопросом: нужно ли им регистрироваться в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и переходить на электронный документооборот наравне с профессиональными перевозчиками и экспедиторами. Ответ зависит не от того, кто физически везёт груз, а от того, какую роль компания играет юридически — и на этот вопрос нельзя ответить без анализа конкретных договоров.
Ключевой вывод
Если компания перевозит собственный груз (числящийся на её балансе) собственными автомобилями и не оказывает услуг перевозки или экспедирования третьим лицам, такая деятельность не признаётся транспортно-экспедиционной и не требует регистрации в ГИС ЭПД. При этом, путевые листы на водителей всё равно обязательны — это отдельная, самостоятельная обязанность, не связанная с ГИС ЭПД.
Если компания работает с экспедиторами, с 01.09.2026 г. ей необходимо заключить договор с аккредитованным Минтрансом оператором, для направления электронных поручений.
Чем перевозчик отличается от экспедитора
Различие между статусами «перевозчик» и «экспедитор» — не техническая деталь, а основа для определения того, какие документы и в какой форме нужно оформлять.
Перевозчик действует на основании договора перевозки груза (глава 40 Гражданского кодекса РФ). Его обязанность — доставить груз, вверенный ему отправителем, в пункт назначения. Понятие перевозчика для автомобильного транспорта закреплено в п. 13 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Экспедитор действует на основании договора транспортной экспедиции (глава 41 Гражданского кодекса РФ). Его задача шире: за вознаграждение и за счёт клиента он организует перевозку, что может включать выбор перевозчика, оформление документов, расчёты с третьими лицами и другие сопутствующие услуги. Экспедитор не обязательно владеет транспортом — он может привлекать перевозчиков по договору.
Важный нюанс: перевозчик, который по договору берёт на себя ещё и обязанности экспедитора (например, самостоятельно организует таможенное оформление или привлекает субподрядчиков), в этой части подпадает под правила главы 41 ГК РФ — то есть один и тот же субъект может одновременно быть и перевозчиком, и экспедитором, в зависимости от условий конкретного договора.
Пример: Производственная компания доставляет собственную продукцию со склада до магазинов своими грузовиками. Договор перевозки с третьими лицами она не заключает — просто перемещает свой товар. В этом случае компания не является ни перевозчиком, ни экспедитором в юридическом смысле: она перевозит груз для собственных нужд, и правила о транспортной экспедиции на неё не распространяются.
Когда не нужны ЭТрН и регистрация в ГИС ЭПД
Обязанность оформлять электронную транспортную накладную и взаимодействовать с ГИС ЭПД возникает у грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей — то есть у участников коммерческих перевозок, между которыми заключён договор перевозки. Если компания перевозит собственный груз своим же транспортом, договора перевозки как такового не возникает: организация одновременно выступает и «отправителем», и «перевозчиком» в бытовом смысле, но не в юридическом.
Из этого следует практический вывод - такой компании не нужно:
оформлять электронную транспортную накладную;
регистрироваться в ГИС ЭПД.
При этом сохраняется обязанность:
оформлять путевые листы на водителей — эта обязанность возникает у любой организации или ИП, использующих транспорт в коммерческих целях, независимо от того, кому принадлежит транспорт (собственный, арендованный, лизинговый) и связана она с транспортной экспедицией или нет.
Здесь стоит сделать уточнение, которое часто упускают. Обязательная электронная форма путевого листа с 1 сентября 2026 года распространяется не на все перевозки, а только на перевозку отдельных маркируемых товаров — пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции или, например, при перевозках в рамках закрытых цифровых цепочек ЭПД.
В случае перевозки, например, для собственных нужд компании, отсутствия интернет-связи, при оказании услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом физическому лицу, являющемуся грузоотправителем и (или) грузополучателем, для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, возможно оформление путевых листов в бумажном виде (подробнее указано в Приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262 «Об определении случаев, при которых транспортная накладная, заказ и заявка, предусмотренные частями 1 и 5 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», оформляются на бумажном носителе»).
Когда компания становится экспедитором и что из этого следует
Ситуация меняется, если:
в договорах с контрагентами компания прямо названа экспедитором и приняла на себя соответствующие обязанности — в этом случае нужно внимательно перечитать действующие договоры;
компания перевозит чужой груз за вознаграждение — то есть оказывает услуги перевозки или экспедирования третьим лицам.
В обоих случаях возникает обязанность регистрации и последующего перехода на электронный документооборот экспедиторских документов.
Отдельно стоит обратить внимание на компании, которые сами не перевозят грузы, а только заказывают транспортные услуги. Если такой компании оказывают услуги перевозки сторонние перевозчики или экспедиторы, именно эти контрагенты — а не заказчик — будут обязаны оформлять документы в электронном виде и направлять их по электронному документообороту (ЭДО).
Что такое поручение экспедитору
Поручение экспедитору — это не путевой лист и не аналог транспортной накладной, а самостоятельный документ, которым клиент определяет объём и условия транспортно-экспедиционных услуг. Перечень экспедиторских документов закреплён в п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554:
складская расписка (подтверждает принятие груза на складское хранение).
Действующие бумажные формы этих документов и порядок их заполнения установлены приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.
П. 6 указанных выше правил, дополнительно предусматривает, что стороны договора транспортной экспедиции (в том числе при международных перевозках) могут по согласованию ввести и другие экспедиторские документы, не перечисленные в п. 5.
Пример: Торговая компания заключает договор с транспортно-экспедиционной фирмой на организацию доставки партии товара из другого региона. Экспедиторская фирма в этом случае обязана оформить поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и, при необходимости, складскую расписку — а с 1 сентября 2026 года должна делать это в электронной форме и направлять документы через оператора электронного документооборота.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
С этой даты вступает в силу пакет норм, обязывающих экспедиторов перейти на электронный документооборот. Важно понимать, что эта обязанность опирается не на один документ, а на несколько взаимосвязанных актов, каждый из которых регулирует свою часть вопроса:
Обязательность самой электронной формы экспедиторских документов установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которым в ст. 2 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» добавлен прямой пункт: экспедиторские документы формируются в форме электронного документа.
Порядок обмена электронными экспедиторскими документами, включая обязанность направлять их в ГИС ЭПД, и требование заключить с оператором соглашение об электронном документообороте установлены Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.
Форматы (XML-схемы) электронного поручения экспедитору, электронной экспедиторской расписки и электронной складской расписки утверждены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ — этот приказ регулирует техническую форму документов, а не саму обязанность перехода на ЭДО.
Практическое следствие для экспедиторов: с 1 сентября 2026 года бумажная форма поручения экспедитору по общему правилу больше не допускается. Электронные документы передаются через операторов информационной системы электронных перевозочных документов, включённых в соответствующий реестр Минтранса (например, «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Тензор» / СБИС и другие). Для этого экспедитору и его клиенту нужно оформить дополнительное соглашение об электронном документообороте по экспедиторским поручениям с выбранным оператором.
Из этого правила предусмотрен закрытый перечень исключений (например, перевозки для государственных нужд и в условиях чрезвычайных ситуаций, отсутствие технической возможности вследствие обстоятельств непреодолимой силы, клиент — физическое лицо, перевозящее груз для личных нужд, либо иностранное лицо) — он установлен приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115.
Отдельно от перехода на ЭДО с 1 марта 2026 года начал действовать реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» — компании, ведущие транспортно-экспедиционную деятельность, обязаны подать сведения о себе в этот реестр. Заключать договор можно только с экспедитором, состоящим в указанном реестре.
Пример: Логистическая компания, оказывающая экспедиторские услуги нескольким производителям, весной 2026 года подаёт сведения о себе в реестр экспедиторов «ГосЛог». Отдельно, к 1 сентября 2026 года, она заключает соглашения об электронном документообороте с аккредитованным оператором и переводит поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки в электронную форму по всем действующим договорам.
Что стоит сделать сейчас
Проверить действующие договоры. Если в них компания названа экспедитором или в её обязанности входит организация перевозки (а не только физическая доставка собственного груза), стоит заранее подготовиться к переходу на электронный документооборот.
Уточнить статус контрагентов. Если транспортные услуги оказывают сторонние перевозчики или экспедиторы, именно они будут обязаны направлять документы в электронном виде — заказчику услуг стоит убедиться, что контрагент готов к этому техническому переходу.
Выбрать оператора электронного документооборота из реестра операторов информационной системы электронных перевозочных документов, если компания подпадает под обязанность перехода на ЭДО экспедиторских документов.
Этот общий разбор не заменяет анализ конкретных договоров: решающее значение имеет то, как в них распределены обязанности сторон и какая именно деятельность фактически осуществляется.
Информация в настоящей статье носит исключительно информационный характер. Она содержит общие сведения и правовые позиции, но не является индивидуальной юридической консультацией. Мы не берем на себя ответственность за последствия, которые могут возникнуть при применении этих сведений к конкретной жизненной ситуации без учета всех нюансов.
Помните: правоприменение всегда индивидуально. Рекомендуем самостоятельно не действовать на основе прочитанного, а обратиться за консультацией к адвокату, для анализа обстоятельств вашего дела и получения персонального заключения — это значительно снизит риски ошибок.